Levelet írni sokszor még magyarul sem egyszerű. Gondot okozhat a megfelelő hangnem kiválasztása, vagy éppen az odaillő formulák alkalmazása egy hivatalos levél esetében. Idegen nyelven pedig fokozottan nehéz dolgod van, hiszen az angol nyelvtan tökéletes ismerete mellett speciális kifejezésekkel és szabályokkal is tisztában kell lenned.

Már csak azért is, mert könnyen kerülhetsz ilyen helyzetbe: ha külföldi állásra vagy iskolába jelentkezel, ha egy másik ország webshopjából rendeltél valamit és panaszod merült fel, vagy akkor, ha baráti kapcsolatokat építenél más nemzetek tagjaival. Mikor mi a helyes megszólítás? Hogy kell elköszönni? Cikkünkből mindent megtudhatsz a hagyományos és az elektronikus levélírás szabályairól.

Hivatalos levél írása

A hivatalos levelek idehaza általában kilométer hosszú, bikkfanyelven megfogalmazott mondatokat jelentenek. Szerencsére az angolok más utat követnek: egy hivatalos irományban nyugodtan törekedhetsz rövidségre és tömörségre. Ugyanakkor a szabályok kapcsán ebben az esetben nincs akkora szabadságod, mint egy baráti levél esetében. Ha egy hivatalnak, intézménynek, szolgáltatónak írsz, bizonyos formulák alapelvárásnak számítanak.

Kezdjük rögtön a megszólítással, ami megadja a levél alaphangját. Ha tudod a címzett nevét, használhatod is: Dear Mr/Mrs Smith. Ha ismeretlennek szánod a levelet, a magyarból is ismert Tisztelt Hölgyem/Uram megoldás megállja a helyét: Dear Madam or Sir. Hasonló a helyzet az elköszönésnél is. Ha névvel szólítottad meg a címzettet, a Yours sincerely kifejezéssel zárd a levelet, ellenkező esetben pedig használd a Yours faithfully-t. Se a megszólításnál, se az elköszönésnél ne tegyél felkiáltójelet: ide ugyanis vesszőt raknak az angolok.

Míg a baráti levelekben bátran bevetheted az összevont formulákat (I’m, don’t, we’re stb.), a hivatalos iratokban ezeknek nincs helye: I am, do not, we are. Ezek a levelek általában személytelenek és pusztán információközlést szolgálnak. A szenvedő szerkezet pedig remekül illik ehhez a hangnemhez, így ahol csak lehet, próbáld alkalmazni. Az angol igeidők ismerete is elengedhetetlen, hiszen jelentősen befolyásolják a mondandódat, ezáltal pedig hatással vannak az ügyintézésre is.

Talán nem kell hangsúlyozni, hogy egy hivatalos levélben a szlengnek sincs helye, ezeket tartogasd a barátaidnak, akik viszont értékelni fogják. Ugyanígy kerülnöd kell a hétköznapi kifejezéseket és az idiómákat is. Míg a nem hivatalos levelek esetében ezek színesebbé teszik írásodat, a hivatalok könnyen félreérthetik vagy udvariatlannak találhatják. Nem érdemes tehát letérni az útról, maradj az elvárt és jól bevált formuláknál!

A baráti levél tudnivalói

A baráti levél természetesen sokkal kötetlenebb, mint a hivatalos, így aztán sokkal kevesebb szabályt is kell ismerned. Idővel egyébként egy üzleti levelezés is átválthat lazább hangnemre, érdemes erre is figyelned, és igazodnod a válaszokhoz. Persze a baráti levelek között is van eltérés: egész más egy egyetemi évfolyamtársadnak írni, mint mondjuk a szerelmednek.

Ami a megszólítást illeti, a legelterjedtebb megoldás a Dear, ami után szintén vessző következik. Mind itt, mind az elköszönésnél használd a címzett keresztnevét: Dear John, illetve a levél végén Your/Love from/Best wishes, István. A dátum egy baráti levél esetében fakultatív, odabiggyesztheted az írás végére, de abból sem lesz harag, ha esetleg lemarad. Ha pedig igazán jó viszonyt ápoltok, a három x is szóba jöhet elköszönésként.

A közvetlen hangnem kötetlenebb nyelvhasználatot tesz lehetővé. A baráti levélben nyugodtan csillogtathatod a tudásod szlenggel és idiómákkal. Ha például sikerült valami, nem kell mereven a success szóhoz ragaszkodnod. Írd azt: I nailed it! Az összevont formulák is helyet kapnak, sőt ettől lesz igazán élő, valódi a leveled. Amúgy is érdemes úgy gondolnod ezekre a levelekre, mintha egy baráti beszélgetést folytatnál. Ami élőszóban jó lenne, itt is jó lesz.

Ugyanakkor csak óvatosan! Ha angol anyanyelvűvel levelezel, biztosan érteni fog minden szlenget, szófordulatot, kifejezést. Ha azonban a másik fél sem anyanyelvű, bábeli zűrzavar alakulhat ki, ha az angolotok nincs egy szinten. Senki nem szeret értelmező kéziszótárral levelet olvasni. Arra is ügyelned kell, hogy a fogadó amerikai vagy brit. Egy-egy kifejezés ugyanis teljesen mást jelent a két országban – ami az angoloknál jófejségnek számít, az USA-ban sértésnek is minősülhet.

Miben tér el az e-mailek írása?

Ha levelet írsz, alighanem elektronikus formában teszed majd. Az e-mailen keresztül ma már hivatalos ügyeket is el tudsz intézni, a megfelelő szóhasználatra és formulákra azonban ebben az esetben is ügyelned kell. A hagyományos papíralapú levelekhez képest itt közvetlenebb hangnemet is megüthetsz. Kicsit tehát félúton jársz a hivatalos és a baráti levél között.

Ha például ismered a címzettet, használhatod a keresztnevét (a Dear szócskával megspékelve) is a megszólításnál. E-mailben a fent részletezett megszólítások sokszor túlságosan modorosnak hatnak. Az viszont az udvariasság alapja, hogy a tárgyban pontosan és érthetően kifejted, mi a leveled célja és rendeltetése. Az elköszönésnél is kicsit lazább lehetsz: Regards, Kind vagy Best regards.

Ami közös a papíralapú és az elektronikus hivatalos levelek között, hogy a lényegre kell törekedned és közérthetően kell fogalmaznod. A kisregényeket hagyd meg a barátaidnak, az ügyintézésnél a hatékonyság a fő szempont. Ebbe ugyanakkor sok minden belefér: felsorolások, kiemelések, listázások. És persze a mellékletek. Ha csatolsz valamit, erre mindig hívd fel a másik figyelmét: see attached, attached below stb.

Az e-mail végén mindig szerepeljen a teljes neved és az elérhetőségeid is. Ha egy szervezet nevében írsz, annak a nevét is tüntesd fel, a könnyű kommunikáció érdekében pedig beírhatod a telefonszámodat vagy a postai címedet is. Amennyiben pedig egy hosszabb e-mail-folyamban veszel részt, amiben esetleg többen is érintettek, mindig jelöld pontosan és érthetően, melyik levélre és kinek válaszolsz.

Hasznos kifejezések, hogy könnyen menjen a levélírás angolul

Bemagolhatod, felírhatod, értelmezheted. A lényeg, hogy ezekkel a közkeletű kifejezésekkel biztos kézzel állsz majd neki a levélírásnak. Az alábbi példák a leggyakoribb élethelyzetekben nyújtanak segítséget.

Levél kezdése

Sok szó volt már róla, vegyük át a legfontosabbakat.

Baráti levelekben, esetleg hivatalos e-mailekben:

• Dear John, – Kedves John!

Hivatalos levelekben:

• Dear Mr. Smith, – Kedves Mr. Smith!

Levél lezárása

A lezárás is szóba került már, csak emlékeztetőképpen:

Baráti levelekben:

• Love, István, – Szeretettel, István!

• Best wishes, István, – Üdvözlettel, István!

Hivatalosan:

• Yours sincerely, István Kovács, – Üdvözlettel, Kovács István!

• Yours faithfully, István Kovács, – Tisztelettel, Kovács István!

Köszönetnyilvánítás

A köszönetnyilvánítás főleg a hivatalos levelekben fontos, hiszen előzékeny és udvarias dolog megköszönni a levelet.

• I would like to thank you for letter dated the 4th of November. – Szeretném megköszönni a november 4-én küldött levelét.

Ha segítséget kérünk

Ha segítséget kérsz – főleg egy hivataltól –, különösen jól kell megválogatnod a szavaidat.

• I would be grateful if you could inform me about the details. – Hálás lennék, ha tájékoztatna a részletekről.

Információkérés

Hasonlóan a segítségkéréshez, az információkhoz is a nyájas, udvarias hangnem jelenti a kulcsot.

• I hope I can ask your help for further information. – Bízom benne, hogy további információkkal is a segítségemre lesz.

Tanácsadás

Az ügyintézés útvesztőjében könnyen elveszhetsz, egy jó tanáccsal azonban visszatalálhatsz a helyes útra. Főleg, ha ügyesen kéred.

• I would appreciate your advice on my case. – Szívesen venném tanácsát az ügyemmel kapcsolatban.

Ajánlás

Ajánlhatod magadat, barátaidat vagy akár egy szolgáltatást, terméket is másoknak. Ha igazán meggyőző akarsz lenni, az alábbi mondatot jegyezd meg!

• I am pleased to offer you Mr. István Kovács for the position. – Örömmel ajánlom Kovács István Urat a pozícióra.

Jelentkezés valamire (pl. állás)

Ha állásra vagy új pozícióra jelentkezel, már a levél elején közölnöd kell, méghozzá érthetően és világosan.

• I would like to apply for the post of full-time teacher at your school. – Ezúton szeretnék jelentkezni az Önök iskolájában meghirdetett teljes állású tanári pozícióra.

Gratuláció

A baráti levelekben nem kell túlcifráznod, a hivatalos hangnemben azonban a gratulációnak is megvan a maga módja.

• I would like to convey my congratulations to your promotion. – Szeretnék gratulálni az előléptetéséhez.

Panasz

Az élet nemcsak játék és mese, ha pedig panaszkodnod kell egy szolgáltatónál, hotelnél vagy üzletnél, jobb esélyekkel indulsz, ha szépen fogalmazol.

• I am writing to complain about the cleanness of your hotel room. – A hotelszoba tisztaságával kapcsolatban írom panaszomat.

Jó hír közlése

Téged ért valami öröm, amivel eldicsekednél ismerőseidnek, esetleg valakit felvettetek a céghez. Jó híreket közölni jó, főleg, ha ügyesen forgatod a szavakat.

• I am very pleased to tell you that your application to our position was successful. – Örömmel értesítem, hogy jelentkezését az állásajánlatunkra elfogadtuk.

Rossz hír közlése

Maradva az előző példánál, olykor-olykor rossz híreket is közölnöd kell másokkal. Ebben az esetben különösen fontos a pontos és udvarias hangnem.

• Unfortunately, I must tell you, that our company cannot offer you the job. – Sajnálattal értesítem, hogy az állásra nem Önt választottuk.

Bocsánatkérés

Néha mindenki hibázik, a bocsánatkérés pedig nem szégyen, hanem erény. Egy jól megfogalmazott levéllel kiküszöbölheted a csorbát.

• I would like to apologize for my behavior on the meeting. – Szeretnék elnézést kérni a megbeszélésen tanúsított viselkedésem miatt.

Hivatkozás valakire/valamire

Főleg egy nagyobb cégnél fordulhat elő, hogy a szétaprózott feladatok miatt másvalakire kell hivatkoznod egy levélben. Ennek igen egyszerű formulája van, amit bátran használhatsz.

• Further to your conversation with my assistant, I would like to confirm our meeting on Friday. – Az asszisztensemmel folytatott megbeszélése nyomán szeretném megerősíteni a pénteki találkozónkat.

Válasz kérése, várása

Sokan udvariatlannak tartják, néha mégis muszáj használni, ha fontos levélre gyors választ vársz. Ha jól csinálod, még kedvességnek, érdeklődésnek is hathat.

• I look forward to your early reply. – Várom mihamarabbi válaszát.

A levélírás nem ördöngösség

Vannak, akik könnyen kommunikálnak szóban idegen nyelven is, a levélírás azonban – főleg a hivatalos változatok – gondot jelent számukra. Hogy ne ess ebbe a hibába, érdemes a fent ismertetett formulákat minél alaposabban megtanulnod. Persze a kreatív nyelvtanuláshoz az is hozzátartozik, hogy a saját képedre formálod és az adott helyzethez igazítod őket. A lényeg, hogy érthető legyél, és elkezdődjön a kommunikáció – a többi, hidd el, jön majd magától!