Sokan úgy gondolják, hogy a levél halott, mint kommunikációs forma, azonban ez csak annyiban igaz, hogy az email sokkal gyakrabban használt.

A hivatalos levél még ma is sok helyen használt és elvárt, így érdemes ismerned formai követelményeit és a levélhez használt angol kifejezéseket.

Ráadásul mind a használt kifejezések, mind a formai követelmények szempontjából rengeteg hasonlóság van a levél és az email között.

Ezért is döntöttünk végül úgy, hogy egy anyagban tárgyaljuk a hivatalos levél és email írását.

Először is nézzünk meg egy angol hivatalos levélmintát példának okául. Ez abban is segíteni fog, hogy majd megkülönböztessük a formai elemeket az emailtől.

(A képen a nagy piros számok a levél formai elemeinek beazonosítására szolgálnak és nem a levél részei)

Természetesen minden hivatalos levél különböző és a témája a célodtól függ.

Azonban megvizsgálva ezt az angol minta levelet állásra jelentkezéshez, láthatunk 10 elemet, amely mindentől függetlenül mindig megjelenik.

Angol hivatalos levél címzése

#1: A jobb felső sarokban helyezkedik a levelet küldő címe: 

Tehát, ha te küldöd a levelet, akkor a jobb felső sarokba írd a saját vagy céged címét. Az angol hivatalos levélforma szerint sorrendileg a következőket kell írnod:

a) Házszám és utcanév – egy sorba és a magyarral ellentétben nincs a házszám után pont.

Valamint, ha cég nevében írod és a céges címet adod meg, akkor a cég nevét írd fel első sorba és csak utána a házszámot és az utcanevet. Tehát például az Angol Intézet esetében így nézne ki.

Angol Intézet (cégnév)
22 Népfürdő street (házszám + utcanév)
Budapest (város)
Pest (megye)
1138 (irányítószám)
TEL: (70) 612 9732

Az angol hivatalos levél címzésekor ne feledd a küldő címét jobbra zártan írni, tehát a fenti felsorolt elemek a levél jobb oldalán helyezkedjen el.

#2: A levél következő eleme a dátumozás.

Az angol dátum írása szintén jobbra zártan történik és a levél küldőjének címe alá.

Figyelj arra is, hogy az angol levél dátumozása a következő sorrendben van: NAP/HÓNAP/ÉV, pont fordítva, mint magyarul.

Továbbá angol dátum írásakor elegendő az évnek az utolsó két számjegyét kiírni, tehát 2017-ben csak azt, hogy 17.

#3: A levél címzésének következő része a címzett adatai

1. A címzett neve. Magyar nevek esetében felcserélve írva először a keresztnév, majd a vezetéknév.
2. Beosztása a levelet fogadó félnek, amennyiben ismert.
3. Cégnév, ahol dolgozik a címzett.
4. Címe: ez az előzőekhez hasonlóan házszám (pont nélkül) és utca név.
5. Város neve következő sorba, ahol a cég található.

Ezt már az előzőekkel ellentétben balra zártan kell írni és lehetőleg az első sora essen a dátum alá, ahogyan az elhelyezkedést a fenti hosszú levél sablonon is láthatod.

#4: Angol hivatalos levél megszólítás:

Amennyiben ismered a címzett nevét, megszólításként írd azt, hogy: Dear + Mr (ha férfi) / Mrs (ha nő) + Családnév. Például: Dear Mr Smith – Kedves Kovács Úr

Ha felmerülne kérdésként, melyik a családnév az angolban, akkor mindig az utolsó, mert az angoloknál az “első név” a keresztnév.

Továbbá az angol megszólítás után vesszőt teszünk és nem felkiáltójelet, mint magyarul.

Figyelem a Mr / Mrs (Uram / Hölgyem) megszólítás után nem teszünk pontot az angol nyelvben.

Érdekesség: Ez alól egy, az üzleti életben igen ritkán használt kivétel van, ha egy tiszteletesnek, papnak írunk.
Ekkor esetükben a Mr helyett a Reverend (tiszteletes) szót szokás “Rev.”-ként rövidíteni, így ez esetben például azt írjuk, hogy Dear Rev. Smith, ilyenkor kell a pont. Talán külföldi esküvőszervezésnél még jól jöhet.

Ennél egy sokkal hasznosabb második verzió angol hivatalos levél megszólításakor a Dear Sir or Madam. Ezt akkor használhatod, ha nem ismered a címzett nevét.

Ez egy túlzóan hivatalos megszólítási forma, így csak akkor használd, ha direkt ilyen hangvételben szeretnéd a leveled írni.

Minden más esetben, ha nem tudod a nevet Dear Sir or Madam.

#5: Bemutatkozás angolul hivatalos levélben és a tárgy megfogalmazása

Fontos, hogy a megszólítás után habár vessző van, a bemutatkozó szöveget mégis nagy betűvel kezd.

Ez teljesen elegendő, esetleg kiegészítheted azzal, hogy milyen pozícióban és melyik cégnél dolgozol.

Ezen kívül még előfordulhat, hogy valaki más, például egyik főnököd nevében kell megírnod egy angol hivatalos levelet. Ekkor a következőt használd bemutatkozásnál:

My name is Gareth White and I am writing to you on behalf of ……… (ide helyettesítsd be annak a nevét, akinek a nevében írod a levelet).

Az angol hivatalos levél esetében nincs tárgy mező, mint az emailnél, így itt az elején meg kell fogalmaznod, mi az üzleti levél tárgya, miért írsz az adott illetőnek.

Erre a következő kifejezéseket használhatod: regarding; in reference to; concerning; in relation to… majd ez után leírod leveled fő célját 1-2 mondatban, példákkal:

• My name is Gareth White and I am writing to you regarding… (your recent advertisement for recruitment specialist.)
• My name is Gareth White and I am writing to you in reference to…
• My name is Gareth White and I am writing to you concerning…
• My name is Gareth White and I am writing to you in relation to…

Lényegében ezekkel a kifejezésekkel helyettesíted a kevésbé hivatalos “about” szót, amit kollégákkal való emailezések során továbbra is használj nyugodtan.

#6: Az angol hivatalos levél tartalma

Éppen ezért itt mélyebb részletekbe nem is bocsátkoznánk. A gyakori angol hivatalos levél és email kifejezések részben rengeteg mindent összegyűjtöttünk neked a különböző témákhoz.

Levél befejezése (7,8,9,10)

#7: Összefoglaló

Ebben a részben összefoglaljuk és emlékeztetjük a címzettet, hogy miért is írtuk levelünket. Röviden, tömören, lehetőleg egy mondatban.

Gyakran használt kifejezés ilyenkor, hogy I hope that you have the time to… (do sg) (remélem lesz ideje arra, hogy …).

Ezután megismétled a fő okot, amiért írtad a levelet, a példánk szerint: …review my attached curriculum vitae (átnézni a csatolt önéletrajzomat).

#8: Válasz kérése levélben (vagy emailben)

Azért, hogy a hivatalos leveledre mindenképp kapj választ érdemes ezt szavakban is kifejezni. Ez esetben ezeket az angol kifejezéseket használd leveledhez:

• I look forward to receiving your reply – Várom a válaszát
• I look forward to hearing from you soon – Várom, hogy mielőbb halljak Ön felől
• I look forward to meeting you in person – Várom, hogy személyesen is találkozzunk

Az “I look forward to + ige ING-es alakja” a leggyakrabban használt kifejezés ilyenkor.

Ez egy udvarias és kellően személyes megfogalmazása annak, hogy valamilyen folytatásra (legtöbbször válaszra) várunk a címzettől.

Egy másik hasznos befejezése az angol hivatalos levelednek ez lehet: please reply/respond at your earliest convenience – Várom mielőbbi válaszát.

Ez sokkal konkrétabb befejezése egy levél szövegének és egyértelműen kifejezi, hogy elvárjuk, hogy a másik fél mielőbb válaszoljon.

Ez egy hivatalos és még egyáltalán nem sértő megfogalmazás azokra az esetekre, ha fontos és sürgős kérdésekre szeretnénk mielőbbi választ kapni.

#9: Angol hivatalos levél elköszönés

Vitathatatlanul kétféle elköszönés lehetséges hivatalos üzleti levél esetén.

• Yours sincerely – akkor használatos, ha ismered a címzett nevét.
• Yours faithfully – ez pedig akkor használatos, ha nem ismered a címzett nevét.

Az angol email írás esetén megszokott elköszönések, mint a Kind regards, Best regards stb. hivatalos levél esetén nem használatosak.

#10: Végül írd alá a levelet.

Ne feledd fordítva írni a neved “angolosan”, tehát először keresztnév és utána a családnév/utónév. Ez alá még odaírhatod jelenlegi pozíciódat is, ha szeretnéd.